Een datagedreven organisatie in 5 stappen

Binnen elke organisatie worden maandelijks vele beslissingen genomen. Sommige beslissingen zijn strategisch of operationeel en andere weer tactisch. Al deze beslissingen spelen een cruciale rol bij het succes van je organisatie.

Vaak is een onderbuik gevoel onvoldoende om de juiste beslissing te kunnen nemen. Data kan een cruciale rol spelen bij het verbeteren van besluitvorming en geeft inzicht in wat er exact gebeurd. Naast deze onderbouwende rol van data kan met de verzamelde informatie ook verschillende scenario’s en hun uitkomsten worden getest om zo de beste beslissing te kunnen nemen.

Met de volgende 5 stappen verbeter je de besluitvorming binnen je organisatie en wordt je datagedreven.

Stap 1: Strategie

Datagedreven besluitvorming begint met het bepalen van de strategie. Door het bepalen van doelen, krijg je inzicht in wat data voor je kan betekenen. Wellicht ben je op zoek naar nieuwe leads of wil je weten welke processen werken en welke niet?
Kijk naar je bedrijfsdoelstellingen en bouw daar omheen een strategie. Op die manier voorkom je dat je verdrinkt in alle mogelijkheden van data.

Data komt via alle mogelijke kanten je organisatie binnen, van klantinteractie tot machine op de werkvloer. Om datagedreven te kunnen worden is het essentieel om alle mogelijke databronnen te managen en te identificeren welke gebieden het meest voordeel kunnen leveren. Welke gebieden zijn de sleutel tot het bereiken van je bedrijfsstrategie? Dit kan bijvoorbeeld financiën of operations zijn.

Door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen en het relatieve belang van iedere vertical te bepalen met behulp van je strategie uit stap 1 ontstaat er een rode draad door je organisatie waarbij de belangrijkste onderdelen geïdentificeerd zijn. Door deze rode draad te volgen en bij iedere stap te bedenken welke data beschikbaar is, wordt gegenereerd of anderzijds benodigd is kunnen data-bronnen inzichtelijk gemaakt worden.

Het is belangrijke om in deze stap zo veel mogelijk data-bronnen te benoemen, niet alleen de data-bronnen welke mogelijk al gebruikt worden of reeds digitaal beschikbaar zijn. Immers is de doelstelling van de datagedreven organisatie ook om zoveel mogelijk punten van verbetering op te sporen en te gebruiken.

Stap 3: Data targetting

Nu je hebt geïdentificeerd welke gebieden van je organisatie het meest voordeel hebben van analyse en welke problemen je wilt aanpakken, is het tijd om te bepalen welke dataset al die vragen zullen beantwoorden.

Hierbij hoort het kijken naar de data die er al beschikbaar is en uit te zoeken welke databronnen de meest waardevolle informatie leveren. Dit zorgt voor het stroomlijnen van de data. Houd hierbij in het achterhoofd dat wanneer verschillende afdelingen verschillende systemen gebruiken, dit kan leiden tot onnauwkeurige gegevensrapportage. De beste systemen kunnen gegevens uit verschillende bronnen analyseren.

Door gegevens te targetten op basis van de bedrijfsdoelstellingen, kan je de kosten voor gegevensopslag laag houden en krijg je de meest bruikbare inzichten. Als datagedreven organisatie focus je daarom alleen op de data die echt nodig is.

Een cruciale stap om een datagedreven organisatie te worden is het verzamenelen en het analyseren van data. Identificeer eerst de belangrijkste stakeholders die de data beheren. Dit zijn vaak de afdelingsmanagers. Dat gezegd hebbende, de meest bruikbare data die verzameld wordt op alle verschillende niveaus zal komen van zowel interne als externe bronnen, zodat je een 360 graden zicht hebt op wat er binnen je organisatie gebeurd.

Om de data effectief te analyseren is het goed om alle systemen met elkaar te integreren en te koppelen met alle verschillende databronnen. Afhankelijk van de complexiteit heb je hierbij zijn er meer vaardigheden nodig.

Aan de andere kant, eenvoudige analyse vereist niet meer dan kennis van bijvoorbeeld Excel. Sommige analyse platforms zijn toegankelijk zodat iedereen toegang kan hebben tot de data. Dit helpt om de iedereen op de werkvloer te verbinden. Hoe toegankelijker de data, hoe meer potentieel er is voor werknemers om nieuwe kansen te zien.

Het koppelen van alle databronnen uit stap 2, samen met de specifieke targetting uit stap 3 maakt dat je inzichtelijk hebt welke data op wat voor manier gekoppeld en gestructureerd moet worden om gemakkelijk te kunnen voldoen aan de behoeftestelling van de desbetreffende vertical.

In deze stap wordt dus niet alleen de data gekoppeld, maar ook alvast gedeeltelijk verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het pseudo anonimiseren van persoonsgegevens t.b.v. de AVG/GDPR. Of bijvoorbeeld het verrijken van data met berekende velden voor gemakkelijkere analyse. Welke structuren moeten worden toegepast komt voort uit stap 3, waar inzichtelijk wordt welke data of wat voor manier waardevol kan en moet zijn.

Stap 5: Inzichten omzetten in actie

Wanneer je in staat bent om alle verzamelde inzichten om te zetten in actie, ben je succesvol als datagereven organisatie. De manier waarom je de inzichten presenteert bepaald hoeveel profijt je zal hebben van de verzamelde data. Hierbij gaat het om de manier waarop je de data visualiseert zodat de inzichten werknemers zich er in herkennen en het eenvoudig wordt om te zien welke actiefs er ondernomen dienen te worden en hoe de data in de organisatie gebruikt kan worden.

Deze stap is zo mogelijk de moeilijkste maar meest belangrijke stap. De culturele overgang maken naar een data-driven organisatie kan lastig zijn, maar is zeer essentieel. Werknemers zullen moeten wennen aan het integreren van nieuwe datastromen in hun dagelijkse beslissingsprocessen. Om de mentale drempel hiervoor zo veel mogelijk te verlagen is het belangrijk de data op een sprekende, actieve manier aan te bieden bij de stakeholders. Ook hier zijn verschillende BI tools voor beschikbaar die deze informatie op een boeiende, interactieve manier kunnen aanleveren.